Start jij als zzp’er dan ga je vanaf nu als zelfstandig ondernemer door het leven. Dit betekent dat je voor eigen rekening en risico werkzaamheden uitvoert, voor verschillende opdrachtgevers per jaar werkt (minstens 3!) en geen vast dienstverband aangaat. Dat zijn de regels om volgens de Belastingdienst jezelf zzp’er te mogen noemen. Maar wat moet je allemaal regelen om ook echt als zzp’er te werken? Wij zetten de 10 stappen op een rij om als zzp’er of freelancer goed van start te gaan:
Stap 1: kies een bedrijfsnaam
Bedenk een naam voor jouw onderneming die ook boven de facturen komt te staan en waarmee jij je inschrijft bij de verschillende instanties. De naam die je kiest kan jouw eigen naam zijn, eventueel met een toevoeging die iets zegt over jouw activiteiten. Of verzin een heel andere naam. Google de bedrijfsnaam van jouw keuze wel eerst nog even om te zien of die naam niet al gebruikt wordt of dat er ongewenste associaties aan kleven. En controleer of de url van deze bedrijfsnaam nog beschikbaar is. Is die naam vrij, registreer het dan zo snel mogelijk. Dit kan via bijvoorbeeld via www.mijndomein.nl.
Tips voor het bedenken van een bedrijfsnaam vind je ook op de website van de Kamer van Koophandel.
Stap 2: kies een rechtsvorm
De meeste zzp’ers of freelancers die starten, kiezen voor een eenmanszaak. Dat is de eenvoudigste ondernemingsvorm waarvoor je ook geen bijzondere zaken hoeft te regelen of langs een notaris moet. Heb je een of meer zakelijke partners, dan kun je ook voor een vennootschap onder firma (vof) of flex BV kiezen.
Met een eenmanszaak en een vof kom je in aanmerking voor een aantal aantrekkelijke fiscale regelingen. Voldoe je als zzp’er o.a. aan het ‘urencriterium’ waarbij je minimaal 1.225 uur per jaar aan jouw onderneming besteedt, dan profiteer je van de zelfstandigenaftrek, de mkb-vrijstelling en 3 jaar lang ook van de startersaftrek. Realiseer je wel dat je met een eenmanszaak en een vof volledig aansprakelijk bent. Laat je dus vooraf goed informeren welke rechtsvorm het beste past bij jouw ondernemingsplannen.
Stap 3: Meld je aan bij de KvK en de Belastingdienst
Vanaf 1 week vóór tot 1 week ná de start van jouw onderneming kun jij je inschrijven. Je gaat hiervoor naar de Kamer van Koophandel. Je moet persoonlijk langsgaan en een geldig legitimatiebewijs meenemen. Je kunt vooraf het inschrijfformulier al invullen. Dit is te downloaden op de website van de Kamer van Koophandel. Hier vind je ook de dichtstbijzijnde vestiging in jouw omgeving.
Na inschrijving ontvang je direct een uittreksel van het Handelsregister met het nummer waaronder je bent ingeschreven.
Gelijktijdig met het inschrijven bij de KvK van een eenmanszaak, vof, cv of maatschap, wordt de aanmelding bij de Belastingdienst geregeld. Hiervoor moet je wel nog aparte informatie doorgeven. Welke informatie gevraagd wordt en hoe je je hier het beste op kunt voorbereiden, staat op de site van de Belastingdienst.
Het btw-nummer dat je na de inschrijving van de Belastingdienst ontvangt moet je op elke factuur vermelden. Ben je ingeschreven als eenmanszaak, dan zul je zien dat dit btw-nummer is gebaseerd op jouw sofi-nummer.
Omzetbelasting
Nu je een btw-nummer hebt, weet de Belastingdienst dat jij aangiftes omzetbelasting zult doen. Daarmee geef je aan de Belastingdienst door wat jij aan jouw opdrachtgevers als belasting hebt doorberekend minus de omzetbelasting die jij zelf al hebt betaald bij uitgaven van jouw onderneming. De Belastingdienst laat je vanzelf weten of jij per maand, kwartaal of jaar de aangifte omzetbelasting moet indienen. Maar maak je geen zorgen: als je wilt, kunnen wij al deze berekeningen en aangiftes voor je regelen.
Let op: komt er in de toekomst personeel in jouw onderneming, meld dit dan bij de Belastingdienst. Je ontvangt dan ook een loonheffingsnummer.
Stap 4: Regel je modelovereenkomst
Het is voor je opdrachtgevers belangrijk dat jij kunt aantonen dat je een ondernemer bent. Zo weet hij zeker dat hij geen loonheffingen en premies voor jou hoeft in te houden. Met een DBA-modelovereenkomst stel je samen met jouw opdrachtgever vast dat er geen sprake is van een arbeidsovereenkomst en hij dus niet bang hoeft te zijn voor onaangename, financiële verrassingen achteraf.
Een modelovereenkomst moet goedgekeurd zijn door de Belastingdienst. Het is dan ook aan te raden eerst op hun website te gaan kijken naar bestaande modelovereenkomsten.
Stap 5: Ga langs bij de bank
Veel banken hebben starterspakketten voor beginnende ondernemers. Om deze af te sluiten, heb je een uittreksel KvK nodig, jouw btw-nummer en een identiteitsbewijs. Het volgende is handig om aan te vragen:
Open een rekening-courant met internetbankieren
Let op: de kosten van een rekening-courant (een zakelijke bankrekening) zijn anders dan die van een particuliere. Laat je hier goed vooraf over informeren.
Open een extra rekening, bijvoorbeeld een spaarrekening
Met een extra rekening houd je goed overzicht over jouw financiën. Zo kun je telkens de gefactureerde btw apart zetten tot het moment dat je die moet afdragen aan de Belastingdienst. En je kunt een reservering maken voor de inkomstenbelasting.
Vraag een zakelijke pinpas aan
Een zakelijke pinpas is handig om alle uitgaven voor jouw onderneming apart te houden van jouw particuliere uitgaven. Zo voorkom je verrekeningen met jouw privéadministratie.
Grote uitgaven? Vraag dan ook een zakelijke creditcard aan
Verwacht je grotere uitgaven die je liever niet met de pinpas doet? Dan kun je bij jouw bank ook een zakelijke creditcard aanvragen. Dit zit meestal niet standaard in het starterspakket dus laat je vooraf goed informeren over eventuele extra kosten.
Stap 6: regel jouw verzekeringen
Als ondernemer heb je andere verzekeringen nodig dan een particulier. Je bent immers als ondernemer aansprakelijk voor jouw handelingen en voor die van jouw bedrijf. Zorg ervoor dat je weet hoe je de schade kunt beperken als een ander jou aansprakelijk stelt en dat je dit goed regelt. Regel daarom in ieder geval een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
Denk ook vast na over een arbeidsongeschiktheidsverzekering en een ziektekostenverzekering. Jouw adviseur bij de bank kan je hier meer over vertellen of vraag via internet bij diverse aanbieders offertes op. Wil je een onafhankelijk advies dat past bij jouw situatie? Laat het ons weten, wij brengen je graag in contact met een expert die met jou meedenkt.
Stap 7: kies een huisstijl
Ben je erg creatief en handig, dan werk je vast zelf jouw huisstijl uit. Is dit niet zo jouw ding, laat dan een mooie huisstijl ontwerpen voor op jouw visitekaartje, briefpapier, facturen, envelop, website, handtekening in jouw e-mail, etc.
Let er bij een huisstijl op dat het voldoet aan de volgende eisen:
Briefpapier en factuur:
Hierop moet duidelijk staan:
- Bedrijfsnaam
- Adres
- Telefoonnummer
- Website en e-mailadres
- KvK-nummer, btw-nummer en bankrekeningnummer (IBAN!)
Visitekaartje
Een visitekaartje kan een mooie creatieve uiting van jouw bedrijf zijn. Het volstaat met in ieder geval de volgende informatie:
- Bedrijfsnaam
- Adres
- Telefoonnummer
- Website en e-mailadres
Stap 8: Richt de bedrijfsadministratie goed in
Als ondernemer ben je verplicht een bedrijfsadministratie bij te houden en te bewaren. Deze bewaarperiode is 7 jaar nadat de definitieve aanslag is opgelegd. Als de Belastingdienst controleert, moet je dus van minimaal de afgelopen 7 jaar alle administratie kunnen overhandigen.
Ben jij een klant bij de CijferCombinatie, dan kun je het bijhouden van de bedrijfsadministratie grotendeels aan ons overlaten. Jij hoeft dan slechts alles te bewaren wat onderdeel uitmaakt van de financiële administratie zoals:
- Kassabonnen en pinbonnen
- Ontvangen inkoopfacturen
- Kopieën van verzonden verkoopfacturen
- Bankafschriften (bewaar ze als pdf’s)
- Alle andere documenten die te maken hebben met het financiële reilen en zeilen van jouw bedrijf.
Het is makkelijk om dit in een standaard map bij te houden. Klanten van de CijferCombinatie ontvangen van ons periodiek een map om alles in te ordenen. Zodra de administratie bij ons is ingeleverd, ontvang je een nieuwe map voor de volgende periode. Hoe dit precies werkt vertellen we je als we samen van start gaan.
Van de Belastingdienst moet je in ieder geval ook het volgende bewaren:
- Contracten
- Overeenkomsten en afspraken
- Software, databestanden en agenda’s.
Daarnaast moet je voor de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting het een en ander bewaren zoals onder andere voorlopige aanslagen, hypotheekinformatie, info over aftrekbare giften, jaaroverzichten van de bank, jaaropgaves van eventueel (neven-)inkomen uit loondienst etc.
Stap 9: Maak jouw facturen goed op
Een goede factuur geeft helder alle informatie weer en voldoet aan de gestelde eisen. Zorg er daarom voor dat jouw facturen er als volgt uitzien:
- Voorzie elke factuur van een datum en een uniek (opvolgend!) factuurnummer. Het is handig om hier bijvoorbeeld een jaartal in te verwerken en een cijfercode voor de opdrachtgever voor wie de factuur bedoeld is. Bijvoorbeeld: 2016-05-01 waarbij 2016 natuurlijk het jaartal is, 05 het volgnummer van de factuur en 01 het nummer van jouw opdrachtgever.
- Zorg voor een korte maar duidelijke beschrijving van de geleverde dienst, indien relevant ook met de vermelding van de hoeveelheid en aard van de geleverde goederen of diensten en met de data waarop de goederen of diensten geleverd zijn.
- Vermeld de bedragen die je factureert eerst exclusief btw. Maak dan een subtotaal exclusief btw, bereken de btw en vermeld op de factuur ook het berekende btw-percentage. Geef tenslotte onderaan het factuurtotaal inclusief btw weer.
- Vergeet niet om op de factuur de betalingstermijn te vermelden. Dit vergroot de kans dat jij jouw geld op tijd ontvangt.
Let op: het is wettelijk verplicht om de factuur voor een geleverd goed of dienst aan de opdrachtgever uit te reiken binnen 15 dagen nadat de levering heeft plaatsgevonden. De factuur mag ook elektronisch (als e-mail) worden overhandigd mits de opdrachtgever daarmee akkoord gaat. Zorg er dan wel voor dat de factuur als pdf wordt verzonden.
Stap 10: Richt jij je op jouw bedrijf, dan doen wij de administratie
Begon je al te zuchten toen je las wat je allemaal zelf moest doen voor de administratie? Dat is nergens voor nodig. Wij helpen je graag het goed te regelen zodat jij je op jouw bedrijf kunt focussen. Bel of mail ons, we vertellen je er alles over.
Meer tips over hoe je een plan kan maken voor je onderneming? Lees het hier!