Je bent je onderneming gestart en je mag je eerste factuur gaan maken. Leuk! Je bent nu echt begonnen met geld te verdienen via je eigen bedrijf.
Wij zien echter nog regelmatig facturen die niet aan de wettelijke eisen voldoen. Welke gegevens moeten er volgens de belastingdienst op vermeld staan? Wij zetten ze hier even voor je op een rijtje.
NAW gegevens
Dit zijn de namen en het volledige adres van jou en degene aan wie je de factuur stuurt. De naam van je bedrijf moet de juridische naam zijn zoals vermeld bij de Kamer van Koophandel. De handelsnaam mag ook als deze bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.
Je vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Alleen een postbus is dus niet voldoende.
Extra bedrijfsgegevens
Naast de adresgegevens van jouw bedrijf moet je ook de volgende gegevens vermelden :
- je KVK-nummer
- je BTW-nummer (als je dat hebt)
Factuur gegevens
Het is verplicht om factuurnummers te hebben met opeenvolgende nummering. Waarom? Dan kan de Belastingdienst bij een eventuele controle van je boeken checken of er facturen (en dus omzet) ontbreken. Een veelgebruikte methode is het jaar met daarna het volgnummer. Bijvoorbeeld : 2017001, 2017002, 2017003.
Naast het factuurnummer is de factuurdatum ook belangrijk. Dat is de datum waarop je de factuur aan je klant verstuurt. Vanaf deze datum wordt de betalingstermijn bepaald. Het is ook de datum waarop jouw factuur in je omzet geboekt moet worden.
Inhoud factuur
Uiteindelijk moet het natuurlijk ook duidelijk zijn wat je verkoopt. Op de factuur moet dan ook komen te staan:
- wat je verkocht hebt
- hoeveel je ervan verkocht hebt
- welke prijs exclusief BTW je ervoor hebt gerekend
- lever je producten of diensten met verschillende BTW tarieven, vermeld de bedragen dan apart
- het totaalbedrag inclusief BTW
- eventueel de datum van levering
Als je diensten levert zet je er een beschrijving op van wat je voor je klant hebt gedaan.
BTW
Als je met jouw bedrijf BTW-plichtig bent, dan moet op de factuur ook het tarief en bedrag gespecificeerd staan dat aan BTW moet worden betaald. Is er sprake van verschillende tarieven, dan moet dat hier ook weer worden vermeld.
Niet verplicht, wel handig
Naast de verplichte gegevens zijn er nog een aantal extra gegevens wel handig om op de factuur te vermelden:
- het bankrekeningnummer waar het bedrag aan overgemaakt kan worden. Tip: schrijf een IBAN op de officiele manier (NL11 AAAA 1234 5678 90). Dat voorkomt fouten in de betaling
- de betalingstermijn (deze moet dan ook in de algemene voorwaarden staan)
- je logo (zo verhoog je de merkbekendheid van jouw bedrijf)
Wil je graag nog even een voorbeeld zien? Bekijk deze dan hier .